हॉस्पिटैलिटी वित्तीय नेतृत्व: रोलिंग फोरकास्ट का उपयोग क्यों करना चाहिए - डेविड लुंड द्वारा

निरंतर पूर्वानुमान कोई नई बात नहीं है, लेकिन मैं यह बताना चाहूंगा कि अधिकांश होटल इनका उपयोग नहीं करते, जबकि उन्हें करना चाहिए। यह एक बेहद उपयोगी उपकरण है, जो सचमुच सोने के बराबर है। हालांकि इसका वजन कम होता है, लेकिन एक बार इसका उपयोग शुरू करने के बाद यह एक ऐसा अनिवार्य उपकरण बन जाता है जिसे आपको हर महीने इस्तेमाल करना चाहिए, और इसका प्रभाव और महत्व आमतौर पर साल के आखिरी कुछ महीनों में और भी बढ़ जाता है। किसी रहस्यमय कहानी की तरह, यह अचानक मोड़ ले सकता है और एक अप्रत्याशित अंत की ओर ले जा सकता है।

सबसे पहले, हमें यह परिभाषित करना होगा कि हम रोलिंग फोरकास्ट कैसे तैयार करते हैं और इसके निर्माण से संबंधित सर्वोत्तम प्रक्रियाओं को समझना होगा। इसके बाद, हम यह समझना चाहेंगे कि हम इसके निष्कर्षों को कैसे संप्रेषित करते हैं और अंत में, हम यह देखना चाहेंगे कि हम इसका उपयोग वित्तीय दिशा बदलने के लिए कैसे कर सकते हैं, जिससे हमें अपने लक्ष्यों को फिर से हासिल करने का मौका मिल सके।

शुरुआत में बजट होना ज़रूरी है। बजट के बिना हम निरंतर पूर्वानुमान नहीं लगा सकते। एक विस्तृत 12 महीने का होटल बजट विभागीय प्रबंधकों द्वारा तैयार किया जाता है, वित्तीय प्रमुख द्वारा समेकित किया जाता है और ब्रांड तथा स्वामित्व द्वारा अनुमोदित किया जाता है। यह सुनने में तो सीधा और आसान लगता है, लेकिन असल में ऐसा बिल्कुल नहीं है। बजट बनाने में इतना समय क्यों लगता है, इस बारे में एक साइडबार ब्लॉग यहाँ पढ़ें।

एक बार बजट स्वीकृत हो जाने के बाद, यह स्थायी रूप से तय हो जाता है और इसमें कोई बदलाव नहीं किया जा सकता। यह हमेशा के लिए अपरिवर्तित रहता है, लगभग किसी पुराने हिमयुग के ऊनी मैमथ की तरह, जो कभी नहीं बदलेगा। रोलिंग फोरकास्ट की यही भूमिका है। नए साल में प्रवेश करते ही या दिसंबर के अंत में, आपके ब्रांड के शेड्यूल के अनुसार, आप जनवरी, फरवरी और मार्च के लिए पूर्वानुमान लगाएंगे।

30, 60 और 90 दिनों के पूर्वानुमान का आधार निश्चित रूप से बजट ही है, लेकिन अब हमारे सामने की स्थिति पहले से कहीं अधिक स्पष्ट है, खासकर अगस्त/सितंबर में बजट तैयार करते समय की तुलना में। अब हमें बजट में दर्ज कमरे, काम की गति, समूह और हर महीने के पूर्वानुमान को यथासंभव सटीक रूप से तैयार करने का काम दिखाई देता है, साथ ही बजट को भी संदर्भ के रूप में बनाए रखना है। सार्थक तुलना के लिए हम पिछले वर्ष के इन्हीं महीनों से भी तुलना करते हैं।

यहां रोलिंग फोरकास्ट का उपयोग करने का एक उदाहरण दिया गया है। मान लीजिए कि हमने जनवरी में $150, फरवरी में $140 और मार्च में $165 का REVPAR बजट किया था। नवीनतम फोरकास्ट से पता चलता है कि हम लक्ष्य के कुछ करीब पहुंच रहे हैं, लेकिन पीछे रह गए हैं। जनवरी में REVPAR $130, फरवरी में $125 और मार्च में $170 है। बजट की तुलना में यह मिला-जुला प्रदर्शन है, लेकिन स्पष्ट रूप से हम गति में पीछे हैं और राजस्व की स्थिति अच्छी नहीं है। तो, अब हम क्या करें?

अब हमारा ध्यान राजस्व से हटकर रिपब्लिकन पार्टी पर केंद्रित हो गया है। बजट की तुलना में राजस्व में अनुमानित कमी को देखते हुए, पहली तिमाही में होने वाले संभावित नुकसान की भरपाई के लिए हम क्या कर सकते हैं? वेतन और अन्य खर्चों के संबंध में, पहली तिमाही में हम किन चीजों को स्थगित, विलंबित, कम या समाप्त कर सकते हैं जिससे नुकसान को कम किया जा सके और अर्थव्यवस्था को भारी नुकसान न हो? अंतिम बिंदु अत्यंत महत्वपूर्ण है। हमें विस्तार से यह जानना होगा कि डूबते जहाज को बर्बाद होने से बचाने के लिए हम क्या-क्या कर सकते हैं।

यही वो तस्वीर है जिसे हम बनाना और प्रबंधित करना चाहते हैं। बजट में तय की गई उम्मीदों के मुताबिक लाभ न होने पर भी हम अंतिम लाभ को यथासंभव संतुलित कैसे रख सकते हैं? हम हर महीने अपने खर्चों पर नज़र रखते हैं और उन्हें यथासंभव समायोजित करते हैं। इस स्थिति में, हम चाहते हैं कि पहली तिमाही में हमारा नुकसान न हो। यही हमारी निरंतर पूर्वानुमान रणनीति का क्रियान्वयन है।

हर महीने हम अगले 30, 60 और 90 दिनों की स्थिति को अपडेट करते हैं और साथ ही, हम "वास्तविक महीनों" को भी भरते हैं ताकि हमें अंतिम लक्ष्य - वर्ष के अंत में बजटेड जीओपी - की ओर एक व्यापक दृष्टिकोण प्राप्त हो सके।

चलिए, अप्रैल के पूर्वानुमान को अगले उदाहरण के रूप में लेते हैं। अब हमारे पास जनवरी, फरवरी और मार्च के वास्तविक आंकड़े हैं! अब मैं मार्च तक के साल-दर-साल के आंकड़े देख रहा हूँ और राजस्व और बजट के हिसाब से हम पीछे हैं, साथ ही अगले 3 महीनों का नवीनतम पूर्वानुमान और अंत में पिछले 6 महीनों के बजट के आंकड़े भी देख रहा हूँ। इन सबके बीच मेरी नज़र साल के अंत पर टिकी है। अप्रैल और मई का पूर्वानुमान अच्छा है, लेकिन जून का कमज़ोर है, और गर्मी अभी बहुत दूर है, इसलिए ज़्यादा उत्साहित होना सही नहीं है। मैं अप्रैल और मई के अपने नवीनतम पूर्वानुमानित आंकड़ों को देखता हूँ और यह पता लगाता हूँ कि मैं पहली तिमाही की कुछ कमियों को कहाँ पूरा कर सकता हूँ। मेरा पूरा ध्यान जून पर है, हम किन चीज़ों को बंद कर सकते हैं और उनका आकार कम कर सकते हैं ताकि हम साल के पहले छमाही में बजट के हिसाब से या उसके बहुत करीब पहुँच सकें।

हर महीने हम अगले महीने के लिए योजना बनाते हैं और अपना पूर्वानुमान लिखते हैं। यही प्रक्रिया हम पूरे साल अपनाते हैं।

चलिए, अगले उदाहरण के तौर पर सितंबर के पूर्वानुमान का इस्तेमाल करते हैं। मेरे पास अगस्त के अब तक के नतीजे हैं और सितंबर की स्थिति मज़बूत दिख रही है, लेकिन अक्टूबर और खासकर नवंबर के नतीजे काफ़ी पीछे हैं, खासकर सामूहिक विकास की गति के मामले में। यहीं पर मैं अपनी टीम को एकजुट करना चाहता हूँ। 31 अगस्त तक बजट के मुकाबले हमारा रिपब्लिकन पार्टी का लक्ष्य बेहद करीबी है। मैं साल के आखिरी चार महीनों में यह मौका गंवाना नहीं चाहता। मैं अपनी बिक्री और राजस्व प्रबंधन टीमों के साथ पूरी ताकत लगा रहा हूँ। हमें सामूहिक विकास की कमज़ोरी की भरपाई के लिए बाज़ार में विशेष ऑफर लाने होंगे। हमें यह सुनिश्चित करना होगा कि हमारा अल्पकालिक लक्ष्य पूरी तरह से केंद्रित हो। राजस्व को अधिकतम करने और खर्चों को न्यूनतम करने के लिए हम क्या कर सकते हैं?

यह कोई रॉकेट साइंस नहीं है, लेकिन बजट प्रबंधन का यही हमारा तरीका है। हम निरंतर पूर्वानुमान का उपयोग करके साल के अंत में अनुमानित लाभ के यथासंभव करीब रहने का प्रयास करते हैं। जब हम लक्ष्य से पीछे होते हैं, तो हम व्यय प्रबंधन और राजस्व बढ़ाने के उपायों पर अधिक ध्यान देते हैं। जब हम लक्ष्य से आगे होते हैं, तो हम आय के प्रवाह को अधिकतम करने पर केंद्रित होते हैं।

दिसंबर के पूर्वानुमान तक हर महीने, हम अपने निरंतर पूर्वानुमान और बजट के साथ यही प्रक्रिया दोहराते हैं। यही हमारा प्रभावी प्रबंधन का तरीका है। और हाँ, हम कभी हार नहीं मानते। कुछ खराब महीने निश्चित रूप से आने वाले शानदार महीने का संकेत देते हैं। मैंने हमेशा कहा है, "बजट का प्रबंधन करना बेसबॉल खेलने जैसा है।"

"स्मोक एंड मिरर्स" शीर्षक से एक आगामी लेख का इंतजार करें, जिसमें बताया गया है कि कैसे कम वादे करके भी साल के अंत के परिणाम को बेहतर तरीके से हासिल किया जा सकता है और साथ ही साथ अपने घरों को भी अच्छी तरह से भरा जा सकता है।

होटल फाइनेंशियल कोच में, मैं होटल के लीडर्स और टीमों को वित्तीय नेतृत्व कोचिंग, वेबिनार और वर्कशॉप के माध्यम से सहायता प्रदान करता हूँ। आवश्यक वित्तीय नेतृत्व कौशल सीखना और उन्हें लागू करना करियर में बड़ी सफलता और व्यक्तिगत समृद्धि प्राप्त करने का सबसे तेज़ तरीका है। मैं व्यक्तिगत और टीम के परिणामों में उल्लेखनीय सुधार करता हूँ और निवेश पर सिद्ध प्रतिफल प्रदान करता हूँ।

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