आतिथ्य वित्तीय नेतृत्व: आपको रोलिंग पूर्वानुमान का उपयोग क्यों करना चाहिए - डेविड लुंड द्वारा

रोलिंग पूर्वानुमान कोई नई बात नहीं है, लेकिन मैं यह बताना चाहूँगा कि ज़्यादातर होटल इनका इस्तेमाल नहीं करते, और उन्हें वाकई करना चाहिए। यह एक बेहद उपयोगी उपकरण है जो सचमुच सोने के बराबर कीमती है। कहने का मतलब यह है कि इसका कोई खास महत्व नहीं है, लेकिन एक बार जब आप इसका इस्तेमाल शुरू कर देते हैं, तो यह एक अनिवार्य उपकरण बन जाता है जो आपको हर महीने इस्तेमाल करना ही पड़ता है, और इसका प्रभाव और महत्व आमतौर पर साल के आखिरी कुछ महीनों में और भी बढ़ जाता है। किसी अच्छी रहस्यमय कहानी की कहानी की तरह, यह अचानक मोड़ ले सकता है और एक अप्रत्याशित अंत दे सकता है।

सबसे पहले, हमें यह परिभाषित करना होगा कि हम एक रोलिंग पूर्वानुमान कैसे तैयार करते हैं और इसके निर्माण से जुड़ी सर्वोत्तम प्रथाओं को कैसे इंगित करते हैं। फिर, हम यह समझना चाहते हैं कि हम इसके निष्कर्षों को कैसे संप्रेषित करते हैं और अंत में, हम यह देखना चाहते हैं कि हम इसका उपयोग वित्तीय दिशा बदलने के लिए कैसे कर सकते हैं, जिससे हमें एक बार फिर अपने आंकड़े बनाने का मौका मिल सके।

शुरुआत में एक बजट होना ज़रूरी है। बजट के बिना हम एक रोलिंग पूर्वानुमान नहीं बना सकते। एक विस्तृत 12 महीने का होटल बजट, जिसे विभागीय प्रबंधकों द्वारा संकलित किया जाता है, वित्तीय प्रमुख द्वारा समेकित किया जाता है, और ब्रांड व स्वामित्व द्वारा अनुमोदित किया जाता है। यह सुनने में बेशक सीधा और आसान लगता है, लेकिन यह बिल्कुल भी आसान नहीं है। बजट बनाने में इतना "बहुत लंबा" समय क्यों लगता है, इस बारे में एक साइडबार ब्लॉग यहाँ पढ़ें।

एक बार बजट स्वीकृत हो जाने के बाद, यह स्थायी रूप से लॉक हो जाता है और इसमें कोई और बदलाव नहीं किया जा सकता। यह हमेशा एक जैसा ही रहता है, लगभग किसी भूले-बिसरे हिमयुग के ऊनी मैमथ की तरह, यह कभी नहीं बदलेगा। रोलिंग पूर्वानुमान यही भूमिका निभाता है। एक बार जब हम नए साल में प्रवेश कर जाते हैं या दिसंबर के बहुत बाद में, आपके ब्रांड के शेड्यूल के अनुसार, आप जनवरी, फरवरी और मार्च का पूर्वानुमान लगाएँगे।

30-, 60- और 90-दिनों के पूर्वानुमान का आधार निश्चित रूप से बजट ही होता है, लेकिन अब हम अपने सामने परिदृश्य को अगस्त/सितंबर में बजट लिखते समय की तुलना में कहीं अधिक स्पष्ट रूप से देख पाते हैं। अब हम खातों में दर्ज कमरों, गति, समूहों को देख पाते हैं, और हमारा काम यह है कि हम हर महीने का यथासंभव सर्वोत्तम पूर्वानुमान लगाएँ, और साथ ही बजट को तुलना के रूप में भी रखें। हम एक सार्थक तुलना के लिए खुद को पिछले साल के उन्हीं महीनों के साथ भी जोड़ते हैं।

यहाँ एक उदाहरण दिया गया है कि हम रोलिंग पूर्वानुमान का उपयोग कैसे करते हैं। मान लीजिए हमने जनवरी में REVPAR का बजट $150, फ़रवरी में $140 और मार्च में $165 रखा था। नवीनतम पूर्वानुमान हमें कुछ हद तक करीब तो दिखा रहा है, लेकिन पीछे रह गया है। जनवरी में REVPAR $130, फ़रवरी में $125 और मार्च में $170 रहा। बजट की तुलना में मिला-जुला परिणाम है, लेकिन स्पष्ट रूप से हम गति में पीछे हैं और राजस्व की स्थिति अच्छी नहीं है। तो, अब हम क्या करें?

अब हम आगे बढ़ते हैं और खेल का ध्यान राजस्व से हटकर रिपब्लिकन पार्टी पर केंद्रित हो जाता है। बजट की तुलना में राजस्व में अनुमानित कमी को देखते हुए, पहली तिमाही में होने वाले किसी भी नुकसान को कम करने के लिए हम क्या कर सकते हैं? पहली तिमाही में वेतन और खर्चों के मामले में हम अपने संचालन में क्या स्थगित, विलंबित, कम या समाप्त कर सकते हैं जिससे हमें बिना मरीज़ को नुकसान पहुँचाए नुकसान कम करने में मदद मिलेगी? यह आखिरी हिस्सा महत्वपूर्ण है। हमें विस्तार से जानना होगा कि डूबते जहाज़ को बिना नुकसान पहुँचाए हम उससे कैसे बचा सकते हैं।

यही वह तस्वीर है जिसे हम बनाना और प्रबंधित करना चाहते हैं। हम अंतिम परिणाम को यथासंभव एक साथ कैसे रख सकते हैं, भले ही शीर्ष परिणाम उस तरह से न हों जैसा हमने बजट में योजना बनाई थी। हम महीने-दर-महीने अपने खर्चों पर नज़र रखते हैं और उन्हें यथासंभव समायोजित करते हैं। इस परिदृश्य में, हम बस यही चाहते हैं कि पहली तिमाही से हमारी अधिकांश त्वचा अभी भी जुड़ी रहे। यही रोलिंग पूर्वानुमान क्रियान्वित है।

प्रत्येक माह हम अगले 30, 60 और 90 दिनों की तस्वीर को अद्यतन करते हैं और साथ ही, हम "वास्तविक महीनों" को भी भरते हैं, ताकि हमें अंतिम लक्ष्य - वर्ष के अंत में बजटीय GOP - के क्षितिज पर एक निरंतर बढ़ता हुआ दृष्टिकोण प्राप्त हो।

आइए अगले उदाहरण के रूप में अप्रैल के पूर्वानुमान का उपयोग करें। अब हमारे पास जनवरी, फ़रवरी और मार्च के वास्तविक आंकड़े हैं! अब मैं मार्च के YTD आंकड़े देख रहा हूँ और हम राजस्व और GOP के मामले में बजट से पीछे हैं, साथ ही अगले 3 महीनों के नवीनतम पूर्वानुमान और अंत में पिछले 6 महीनों के बजटीय आंकड़े भी। इस बीच, मेरी नज़र साल के अंत पर है। अप्रैल और मई के लिए पूर्वानुमान मज़बूत है, लेकिन जून कमजोर है, और गर्मी अभी बहुत दूर है, इसलिए ज़्यादा उत्साहित नहीं होना चाहिए। मैं अप्रैल और मई के अपने नवीनतम पूर्वानुमानों को लेता हूँ, और देखता हूँ कि मैं पहली तिमाही की कमज़ोरियों की भरपाई कहाँ कर सकता हूँ। मेरा पूरा ध्यान जून पर है, कि हम क्या बंद कर सकते हैं और सही आकार कैसे बना सकते हैं ताकि हम साल की पहली छमाही को बजटीय GOP के स्तर पर या उसके बहुत करीब से पार कर सकें।

हर महीने हम एक और महीने का पूर्वानुमान लगाते हैं और अपना पूर्वानुमान लिखते हैं। यही प्रक्रिया हम पूरे साल अपनाते हैं।

आइए सितंबर के पूर्वानुमान को अपने अगले उदाहरण के रूप में लें। मेरे पास अब अगस्त के YTD परिणाम हैं और सितंबर की तस्वीर ठोस है, लेकिन अक्टूबर और खासकर नवंबर, खासकर समूह की गति के मामले में, काफी पीछे हैं। यहीं पर मैं अपनी ताकत जुटाना चाहता हूँ। 31 अगस्त तक हमारा GOP बजट के बेहद करीब है। मैं साल के आखिरी 4 महीनों में यह मैच नहीं हारना चाहता। मैं अपनी बिक्री और राजस्व प्रबंधन टीमों के साथ पूरी ताकत लगा रहा हूँ। समूह की कमजोर तस्वीर को संतुलित करने के लिए हमें बाज़ार में विशेष कार्यक्रम पेश करने होंगे। हमें यह सुनिश्चित करना होगा कि हमारा अल्पकालिक ध्यान केंद्रित रहे। राजस्व को अधिकतम करने और खर्चों को कम करने के लिए हम क्या कर सकते हैं?

यह कोई रॉकेट साइंस नहीं है, बल्कि यह है कि हम बजट का प्रबंधन कैसे करते हैं। हम रोलिंग पूर्वानुमान का उपयोग करते हैं ताकि हम वर्ष के अंत में निर्धारित बजट के जितना संभव हो सके करीब रहें। जब हम पीछे होते थे, तो हम व्यय प्रबंधन और राजस्व संबंधी विचारों पर दोगुना ध्यान देते थे। जब हम आगे होते थे, तो हम प्रवाह को अधिकतम करने पर ध्यान केंद्रित करते थे।

दिसंबर के पूर्वानुमान तक, हर महीने हम अपने रोलिंग पूर्वानुमान और बजट के साथ यही सब करते हैं। इसी तरह हम प्रभावी ढंग से प्रबंधन करते हैं। और वैसे, हम कभी हार नहीं मानते। कुछ बुरे महीनों का मतलब ज़रूर यह होता है कि आगे एक अच्छा महीना आने वाला है। मैंने हमेशा कहा है, "बजट का प्रबंधन बेसबॉल खेलने जैसा है।"

"धुआँ और दर्पण" शीर्षक से आने वाले लेख पर नजर रखें, जिसमें बताया जाएगा कि कैसे कम वादे करें और वर्ष के अंत में अधिक परिणाम दें तथा साथ ही अपनी अलमारियों को भी भरें।

होटल फ़ाइनेंशियल कोच में, मैं होटल लीडर्स और टीमों को वित्तीय नेतृत्व कोचिंग, वेबिनार और कार्यशालाओं के ज़रिए मदद करता हूँ। ज़रूरी वित्तीय नेतृत्व कौशल सीखना और उन्हें लागू करना, करियर में बेहतर सफलता और व्यक्तिगत समृद्धि का तेज़ रास्ता है। मैं निवेश पर सिद्ध रिटर्न के साथ व्यक्तिगत और टीम के परिणामों में उल्लेखनीय सुधार करता हूँ।

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